Der Jahreswechsel naht – und mit ihm der Papierstapel. Erfahren Sie, wie Sie Ihren Jahresabschluss mit wenigen digitalen Schritten vorbereiten, Belege richtig ordnen und Ihrem Steuerberater alles fix übergeben.
7 min Lesezeit
Der Jahreswechsel ist für viele kleine Unternehmen, Selbstständige und Handwerker nicht nur die Zeit von Glühwein und guten Vorsätzen – sondern auch der Moment, an dem bei den meisten das Geschäftsjahr endet.
Damit rückt der Jahresabschluss näher: Quittungen liegen im Handschuhfach, Rechnungen als PDF im E-Mail-Postfach, Kontoauszüge im Ordner, Verträge irgendwo in der Schublade.
Das Ergebnis: Papierchaos, wenn der Steuerberater die Unterlagen sehen will. Plötzlich müssen Belege zusammengesucht, offene Rechnungen geprüft und Verträge nachgereicht werden. Rückfragen sind vorprogrammiert – und die Kosten steigen, weil die Kanzlei mehr Zeit fürs Sortieren braucht.
Damit Sie dieses unternehmerische Schicksal nicht ereilt, erfahren Sie in diesem Ratgeber, wie Sie Ordnung in Ihren Belegsalat bringen – Schritt für Schritt und vor allem: digital. Aber ganz von Anfang:
Ein Jahresabschluss ist – einfach gesagt – die Zusammenfassung aller finanziellen Aktivitäten eines Geschäftsjahres. Er zeigt, welche Einnahmen Sie erzielt haben, welche Ausgaben angefallen sind und welchen Gewinn oder Verlust Ihr Unternehmen am Ende erwirtschaftet hat.
Kurz: Der Jahresabschluss ist das Rechenwerk, mit dem Sie Ihre steuerliche Pflicht gegenüber dem Finanzamt erfüllen – egal, ob aufwändig mit Bilanz oder einfacher mit EÜR.
Viele kleine Unternehmen sind unsicher, ob sie überhaupt einen Jahresabschluss brauchen – oder ob es reicht, einfach alle Belege an den Steuerberater zu geben. Die gute Nachricht: Nicht jeder Betrieb muss eine Bilanz machen. Es kommt darauf an, wie groß Ihr Unternehmen ist und wie Sie arbeiten.
Wenn Sie eine Firma mit Eintrag im Handelsregister haben oder als Kapitalgesellschaft arbeiten, führt kein Weg an der Bilanz vorbei.
Das gilt z. B. für:
Für Sie heißt das: Einmal im Jahr müssen alle Zahlen sauber zusammengefasst werden – inklusive Vermögenswerten, Verbindlichkeiten und Gewinn- und Verlustrechnung.
Wenn Sie kleiner aufgestellt sind, also keinen Handelsregistereintrag und überschaubare Umsätze haben, reicht in der Regel eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
Sie müssen also nur gegenüberstellen, was reingekommen und was ausgegeben wurde – kein kompliziertes Bilanzieren.
Das gilt z. B. für:
Wenn Sie ein kleines Nebengewerbe betreiben oder nach der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) arbeiten, müssen Sie keine Bilanz und keine EÜR abgeben – aber trotzdem nachweisen können, welche Einnahmen und Ausgaben Sie hatten.
Wichtig: Auch wer „nichts Großes“ macht, sollte seine Unterlagen geordnet und digital bereithalten. Das Finanzamt will immer nachvollziehen können, woher das Geld kommt und wohin es geht – und Ihr Steuerberater wird es Ihnen danken.
Egal, ob Sie eine Bilanz oder nur eine EÜR abgeben müssen – der Zeitpunkt spielt eine große Rolle. Viele Unternehmer schieben die Vorbereitung auf, bis das Finanzamt sich meldet. Dann wird es hektisch.
Damit das gar nicht erst passiert, sollten Sie die wichtigsten Fristen kennen:
Tipp: Warten Sie nicht bis Sommer. Beginnen Sie am besten schon im vierten Quartal, alle Unterlagen zu sammeln und digital zu ordnen. So bleibt genug Zeit für Rückfragen – und Sie starten entspannt ins neue Geschäftsjahr.
Für Sie selbst – und natürlich auch für Ihre Steuerkanzlei – ist ein klarer Überblick über das Geschäftsjahr entscheidend. Dazu benötigen Sie alle relevanten Unterlagen:
Viele kleine Betriebe machen beim Jahresabschluss immer wieder die gleichen Fehler:
Wer diese Fehler vermeidet, spart sich Rückfragen vom Steuerberater und unnötige Nachzahlungen beim Finanzamt.
Das Jahresende rückt näher – und damit auch der Moment, an dem Ihre Steuerkanzlei die Unterlagen für den Jahresabschluss braucht.
Wenn Sie jetzt noch Quittungen, Rechnungen und Kontoauszüge zusammensuchen, ist das völlig normal – vielen kleinen Betrieben geht es genauso. Aber: Genau jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Ordnung zu schaffen und Ihre Unterlagen digital zu organisieren. Das spart Zeit, Nerven und ist die perfekte Grundlage für das neue Geschäftsjahr.
Schnappen Sie sich Ihre Papierbelege und bringen Sie sie ins Digitale:
Tipp: Nutzen Sie Scanner-Apps wie Adobe Scan oder Microsoft Lens. Sie speichern Belege automatisch lesbar (mit Texterkennung) – ideal für die Weitergabe an Ihre Steuerkanzlei.
Mehr dazu, wie Sie Dokumente im Unternehmen sicher digitalisieren – und worauf Sie im Hinblick auf die DSGVO achten sollten –, erfahren Sie im Blogbeitrag „Dokumente richtig digitalisieren: So schaffen kleine Unternehmen Ordnung und Effizienz“.
Bevor Sie anfangen, alles abzulegen, lohnt es sich, die Belege einheitlich zu benennen. So behalten Sie den Überblick – und Ihre Steuerkanzlei erkennt sofort, worum es geht.
Am besten nutzen Sie dieses einfache System:
Datum – Art des Belegs – Name des Lieferanten oder Kunden – Betrag (optional)
Beispiel:
2024-10-03_Rechnung_MalermeisterSchmidt_235EUR.pdf
2024-09-12_Tankquittung_Shell_84EUR.jpg
So sind Ihre Dateien automatisch chronologisch sortiert und leicht zu finden – egal, ob Sie sie selbst durchsuchen oder an die Steuerkanzlei weitergeben.
Erstellen Sie für Ihre digitalisierten Dokumente gleich eine übersichtliche Ablage-Struktur.
Am besten eignet sich ein Hauptordner „Jahresabschluss 2024“ mit Unterordnern wie zum Beispiel:
Ordnen Sie in diesem Schritt auch die Belege ein, die bereits digital vorliegen – etwa Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach, Kontoauszüge aus dem Online-Banking oder digitale Lieferscheine. So haben Sie alles an einem Ort und finden später schnell, was Sie brauchen.
Das erleichtert nicht nur Ihnen den Überblick, sondern auch Ihrer Steuerkanzlei die Arbeit – ganz ohne Rückfragen oder fehlende Belege.
Gehen Sie kurz alles durch: Fehlen Tankquittungen, Bewirtungsbelege oder kleinere Rechnungen? Gibt es noch offene Zahlungen? Jetzt ist der Moment, alles zu ergänzen. Damit vermeiden Sie spätere Korrekturen oder Rückfragen vom Finanzamt.
Sind alle Unterlagen vollständig, folgt der letzte Schritt: die Übergabe an Ihre Steuerkanzlei – natürlich digital.
Am einfachsten geht das über zwei bewährte Wege:
Achten Sie darauf, dass der Cloud-Dienst DSGVO-konform betrieben wird und Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abschließen. So sind Ihre Daten auch rechtlich auf der sicheren Seite.
Mit Billit geht die digitale Übergabe besonders einfach: Ihre Belege werden automatisch im richtigen Format exportiert und über das Peppol-Netzwerk sicher und verschlüsselt an Ihre Steuerkanzlei übermittelt – schnell, GoBD- und DSGVO-konform.
Vor lauter Belegen sehen Sie schon den Jahresabschluss nicht mehr? Keine Sorge – mit dieser kleinen Checkliste behalten Sie den Überblick und sind bestens vorbereitet:
Unser Tipp: Drucken Sie die Liste aus oder speichern Sie sie als Vorlage. Wenn Sie Punkt für Punkt abhaken, läuft der Jahresabschluss am Ende fast von selbst.
Viele Unternehmer drucken Belege noch aus – das ist nicht mehr nötig. Das Finanzamt erkennt digitale Belege längst als Original an, solange sie unverändert und nachvollziehbar gespeichertwerden. Ein PDF gilt also als echtes Original und kann direkt an die Steuerkanzlei weitergegeben werden.
Mehr dazu im Beitrag:
Wer zum Jahresende seine Buchhaltung digitalisiert, legt damit den Grundstein für ein effizienteres und moderneres Arbeiten im neuen Jahr. Die digitale Vorbereitung auf den Jahresabschluss ist zwar keine Pflicht – aber eine der besten Möglichkeiten, Ordnung zu schaffen und den Überblick über die eigenen Finanzen dauerhaft zu behalten.
Wenn Sie Belege, Rechnungen und Zahlungen auch im neuen Jahr konsequent digital weiterführen, behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Unternehmensfinanzen – nicht erst am Jahresende. Einnahmen, Ausgaben und offene Posten sind auf Knopfdruck abrufbar, und Ihre Steuerkanzlei kann direkt mitarbeiten, statt mühsam Belege nachzufordern.
Klingt gut? Mit Billit gelingt der dauerhafte Umstieg auf digitales Arbeiten besonders einfach: Rechnungen schreiben und verschicken, Belege ablegen, Zahlungen prüfen – und am Jahresende alles sicher über das Peppol-Netzwerk an Ihre Steuerkanzlei übermitteln. GoBD- und DSGVO-konform, übersichtlich und mit nur wenigen Klicks erledigt.
So wird aus dem Jahresend-Endspurt der Start eines digitalen Buchhaltungs-Dauerlaufs – mit langfristig weniger Aufwand, mehr Überblick und mehr Zeit fürs Wesentliche.
Jetzt kostenlos Billit testen – und entspannt ins neue Jahr starten.
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