ViDA verabschiedet: Was bedeutet das für kleine Unternehmen?

ViDA (VAT in the Digital Age) verabschiedet: Was bedeutet das für kleine Unternehmen? 

Am 12. März 2025 war es so weit: Die EU hat das ViDA-Paket („VAT in the Digital Age“) offiziell verabschiedet. Die neuen Regelungen sollen die Mehrwertsteuererhebung in der EU digitalisieren und vereinfachen – doch was heißt das konkret für kleinere Unternehmen in Deutschland? Braucht man jetzt teure neue Software? Ist Schluss mit der Rechnung per Word und PDF? Wir klären auf. 

Was ist ViDA überhaupt? 

ViDA ist eine Initiative der EU, die darauf abzielt, die Mehrwertsteuer (VAT) fit für das digitale Zeitalter zu machen. Ein Kernpunkt ist die Einführung eines verpflichtenden digitalen Meldewesens für Rechnungen – ein Paradigmenwechsel für viele Unternehmen, insbesondere für diejenigen, die bislang Rechnungen noch als einfache PDFs per E-Mail oder sogar in Papierform verschicken. 

Konkret sieht ViDA vor:

• E-Rechnungen werden der Standard: Papier und klassische PDF-Rechnungen treten in den Hintergrund.
• Echtzeit-Meldung von Transaktionsdaten: Unternehmen müssen ihre Rechnungsdaten direkt an die Steuerbehörden melden. 
• PEPPOL und strukturierte Rechnungen gewinnen an Bedeutung: Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung werden wichtiger. 

E-Rechnungspflicht in Deutschland: Das nationale Meldesystem kommt! 

Neben ViDA gibt es auch in Deutschland eigene Pläne, die über die EU-Vorgaben hinausgehen. Die Bundesregierung hat sich bereits 2023 für eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ausgesprochen, die schrittweise eingeführt wird. 

Was ist geplant?

• Ab 1. Januar 2025: Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Ab 2026: Die Pflicht zur E-Rechnung für inländische B2B-Geschäfte startet – mit Übergangsfristen für kleinere Unternehmen.
• Später (ab 2028/2030?): Einführung eines nationalen Meldesystems, über das Rechnungen in Echtzeit an die Steuerbehörden übermittelt werden müssen. 

Das bedeutet: ViDA regelt zunächst den grenzüberschreitenden Handel, doch auch wer nur in Deutschland tätig ist, kommt um die E-Rechnung nicht mehr herum! 

Was bedeutet ViDA nun für kleine Unternehmen? 

Die größten Veränderungen treffen Unternehmen, die bislang mit Word oder Excel Rechnungen schreiben und per E-Mail oder Post versenden. Diese Art der Rechnungsstellung wird mit den neuen ViDA-Regeln und der nationalen E-Rechnungspflicht bald nicht mehr ausreichen. 

Doch keine Panik! Die Umstellung erfolgt nicht von heute auf morgen. Die EU-Mitgliedsstaaten haben Zeit, die neuen Regeln national umzusetzen, und Übergangsfristen sind eingeplant. 

Muss ich sofort handeln? 

Noch nicht – aber jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um sich vorzubereiten:

Je früher Unternehmen sich mit digitalen Rechnungsformaten beschäftigen, desto leichter fällt der Umstieg. 

Brauche ich jetzt eine E-Rechnungs-Software? 

Viele Unternehmen scheuen sich vor dem Thema E-Rechnung, weil sie es als bürokratisch und kompliziert empfinden. Doch mittel- bis langfristig führ wohl an der digitalen Softwareumstellung kein Weg mehr vorbei.  

Doch es gibt Hoffnung. Denn moderne Rechnungsplattformen wie Billit machen den Umstieg auch eingefleischten Papier- und Word-Fans so einfach und leicht wie möglich: 

• E-Rechnung per Knopfdruck: Kein kompliziertes Formatieren, einfach Rechnung erstellen und im passenden Format verschicken.
• Automatische Steuerkonformität: Die Software sorgt dafür, dass Rechnungen ViDA- und GoBD-konform sind.
• Nahtlose Integration: Viele Lösungen bieten Schnittstellen zu Steuerberatern und Buchhaltungssoftware. 

Statt sich mit gesetzlichen Anforderungen herumzuschlagen, können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. 

Unser Tipp: Nicht abwarten – jetzt vorbereiten! 

ViDA kommt – und mit ihr die europaweite Pflicht zur E-Rechnung. Und ein digitales Umsatzsteuer-Meldesystem.Wer frühzeitig (und behutsam) umsteigt, vermeidet Stress und profitiert von effizienteren Abläufen. Kleine und mittlere Unternehmen sollten die kommenden Monate nutzen, um sich mit digitalen Rechnungsplattformen vertraut zu machen. 

Unsere Empfehlung:  Jetzt testen, ob eine durchdachte, schlanke und einfache Lösung wie Billit zu deinem Unternehmen passt – und entspannt in die digitale Zukunft starten!