Personne n'aime avoir des armoires qui débordent de paperasse. Pourtant, certains documents doivent de préférence être conservés un certain temps. Par exemple parce que vous pourriez en avoir besoin plus tard, mais aussi parce que la loi vous oblige à les conserver. Ce blog vous explique combien de temps vous devez conserver vos factures et la manière la plus simple de le faire.
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Une facture est la preuve que vous avez payé pour un service ou un produit. Cela peut être utile, par exemple, si vous souhaitez échanger votre achat ultérieurement ou si vous voulez faire appel à la garantie légale.
· Les tickets de caisse portant sur des petits montants ne doivent être conservés que pendant un mois. Les échanges ou remboursements peuvent généralement être effectués dans les 14 jours suivant l'achat, sur présentation de votre ticket de caisse.
· Les factures pour appareils électriques et meubles doivent de préférence être conservées au moins deux ans, soit la durée de la garantie légale.
· Les factures qui servent de pièces justificatives accompagnant votre déclaration fiscale sont soumises à un délai de conservation obligatoire de sept ans. Vous devez être en mesure de produire ces factures en cas de contrôle de votre impôt sur le revenu des personnes physiques.
· Les factures relatives à des biens immobiliers doivent de préférence être conservées pendant 10 ans, soit la période pendant laquelle l'entrepreneur reste responsable des éventuels vices.
Un entrepreneur a une obligation de conservation de dix ans pour toutes les factures qu’il émet et reçoit. Cette période ne court pas de date à date, mais commence au début de l’exercice comptable suivant l’émission de la facture. En général, un exercice comptable commence le 1er janvier, mais si, dans votre cas, il court par exemple du 1er juillet au 30 juin, vous devrez conserver une facture du 22 janvier 2025 jusqu’au 30 juin 2035.
Le Service public fédéral Finances ne fait pas de distinction entre les factures papier et les factures électroniques. Vous pouvez conserver vos factures comme vous l'entendez, pour autant que vous puissiez garantir l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu. Cela signifie que vous pouvez convertir les factures papier en factures électroniques et vice versa. Vous pouvez aussi choisir la forme sous laquelle vous conservez les factures électroniques.
Les factures papier prennent beaucoup de place, peuvent être facilement endommagées et sont difficilement consultables. Il sera donc beaucoup plus judicieux de conserver vos factures sous forme numérique. C’est notre avis, et les autorités abondent dans notre sens.
Avec Billit, conserver vos factures au format numérique est un jeu d'enfant. Toutes les factures que vous émettez sont automatiquement numériques et stockées dans le cloud. Cela vaut également pour les factures numériques que vous recevez via Peppol (ou tout autre réseau de facturation électronique). Vous avez encore des factures papier ? Avec l’application Billit, vous pouvez les scanner rapidement et facilement pour les convertir automatiquement en format numérique.
Dès l’année prochaine, la question de savoir comment conserver vos factures ne se posera plus. Comme la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les transactions entre entreprises assujetties à la TVA, une archive numérique sera la seule option logique.
Avec Billit, vous êtes donc parfaitement préparé : grâce à notre plateforme et notre application, vous avez toujours toute votre administration à portée de main – même en déplacement.
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