Kassenbuch oder Tageseinnahmenbuch? Unterschied, Beispiele und Pflicht

Was ist ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch ist ein buchhalterisches Dokument, in dem alle Bargeldtransaktionen eines Unternehmens erfasst werden. Es werden darin also sowohl die Einnahmen als auch die Ausgaben protokolliert.

Zweck eines Kassenbuches ist, einen genauen Überblick über die Geldflüsse eines Unternehmens zu erhalten, wodurch es einfacher wird, die Barmittel zu verwalten und zu kontrollieren.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

In Belgien ist jedes Unternehmen, das Bargeldtransaktionen durchführt, verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen.

Das kommt bei folgenden Gewerbetreibenden häufig vor:

• Gastronomie
• Einzelhandel
• Bäckereien
• Metzgereien
• Friseurbetriebe/Barbershops
• Kosmetik-/Nagelstudios
• Markthändler
• usw.

Wie macht man die Einträge im Kassenbuch?

Ein Kassenbuch enthält in der Regel die folgenden Angaben:

• Datum: das Datum der Transaktion
• Typ: die Art der Transaktion (Barzahlung, private Bargeldabhebung oder -einzahlungen, Transfer von der Bank zum Kassenbuch oder umgekehrt usw.)
• Beschreibung: eine Beschreibung der Transaktion
• Beleg/Rechnung: der Kassenbeleg bzw. die Rechnung über die Transaktion (falls zutreffend)
• Betrag (Einnahmen bzw. Ausgaben): der Betrag, den Sie in bar erhalten oder ausgegeben haben
• Saldo: die Geldsumme, die Sie nach der Transaktion in der Kasse haben. Dieser Betrag kann der Definition nach nicht negativ sein.

Aber Vorsicht: In einem Kassenbuch darf man keine Einträge löschen. Allerdings kann man jederzeit Korrekturen vornehmen. 

Dieses Beispiel veranschaulicht, wie man die Einträge im Kassenbuch vornimmt:

Darf man ein Kassenbuch digital führen?

Die klassischen Kassenbücher sind im Papierformat, aber es ist auch zulässig, ein digitales Kassenbuch zu führen. Hierzu sollten Sie ein geeignetes Online-Tool verwenden, das die belgischen Rechtsvorschriften erfüllt, wie beispielsweise Billit.

Allgemeine Bürosoftware wie Excel eignet sich nicht für die Führung eines Kassenbuches. Mit einer solchen Software kann man nämlich leicht Einträge löschen oder ändern, und das ist laut Gesetz nicht gestattet. Infolgedessen kann dies bei einer Steuerprüfung zu Problemen führen.

Was ist ein Tageseinnahmenbuch?

In einem Tageseinnahmenbuch wird pro Tag die Summe aller Einnahmen, für die man keine Rechnung ausgestellt hat, notiert. Diese bezeichnet man als Tageseinnahmen.

Es ist dabei unerheblich, auf welche Art und Weise man die Zahlungen erhalten hat: in bar, per Überweisung oder auf eine andere Art, etwa per Bankkarte oder Wero.

In welchen Fällen ist in Belgien das Führen eines Tageseinnahmenbuchs vorgeschrieben?

In Belgien ist ein Tageseinnahmenbuch für Unternehmen vorgeschrieben, bei denen es üblich ist, nicht für jede Dienstleistung oder jeden Verkauf eine Rechnung auszustellen, beispielsweise weil sie hauptsächlich Privatkunden haben. Beispiele sind etwa Gastronomie, Einzelhandel oder Friseursalons, bei denen zahlreiche nicht in Rechnung gestellte Verkäufe/Leistungen erfolgen.

Wer mit einem registrierten Kassensystem (einer sogenannten „weißen Registrierkasse“) arbeitet, muss kein Tageseinnahmenbuch führen. Auch wer eine pauschale Umsatzsteuer anwendet (was noch bis Ende 2027 erlaubt ist), ist von dieser Pflicht befreit.

Müssen Sie ein Tageseinnahmenbuch führen, wenn Sie von der Umsatzsteuer befreit sind?

Ja, auch Unternehmen, die von der Umsatzsteuererklärung befreit sind, müssen trotzdem ein Tageseinnahmenbuch führen. Nur wenn Sie alle Verkäufe/Leistungen über Rechnungen erfassen, eine „weiße Kasse“ nutzen oder unter das System der pauschalen Umsatzsteuer fallen, müssen Sie kein Tageseinnahmenbuch führen.

Wie macht man die Einträge im Tageseinnahmenbuch?

Ein Tageseinnahmenbuch enthält in der Regel die folgenden Angaben:

• Datum: das Eingangsdatum
• Eingenommener Geldbetrag: der Geldbetrag, den Sie an diesem Tag erhalten haben, aufgeschlüsselt nach Umsatzsteuersatz. Verkäufe von Waren oder Dienstleistungen zu einem Betrag von mehr als 500 € zzgl. MwSt. vermerken Sie als separaten Eintrag mit klarer Beschreibung in einer eigenen Zeile.
• Anmerkung: eine Beschreibung der Transaktion 

Auch für das Tageseinnahmenbuch gilt, dass man Einträge niemals löschen darf. Allerdings kann man in einer eigenen Zeile (positive oder negative) Korrekturen hinzufügen.

Jeden Monat werden die Einnahmen addiert und die laufende Periode des Tageseinnahmenbuchs wird abgeschlossen. Das nennt man Monatsabschluss.

Das nachstehende Beispiel zu einem Tageseinnahmenbuch verdeutlicht, wie man es in allen Punkten korrekt führt:

Kassenbuch und Tageseinnahmenbuch: die Unterschiede

Sowohl ein Kassenbuch als auch ein Tageseinnahmenbuch sind wichtige Dokumente in der Buchhaltung Ihres Unternehmens. Wenn Sie mit Bargeld arbeiten und/oder Leistungen erbringen bzw. Waren liefern, für die Sie keine Rechnungen ausstellen, ist es in Belgien Pflicht, diese Dokumente zu führen und sie bei Kontrollen durch den Fiskus vorlegen zu können.

Verwechseln Sie das Kassenbuch nicht mit dem Tageseinnahmenbuch und führen sie beide separat. Es gibt klare Unterschiede:

Kassenbuch und/oder Tageseinnahmenbuch mit Billit führen

Mit Billit können Sie sowohl ein Kassenbuch als auch ein Tageseinnahmenbuch einfach und übersichtlich digital führen, ohne Mehrkosten.

In Belgien ist es gesetzlich erlaubt, diese Dokumente digital zu führen, daher wird Ihnen die Entscheidung leichtfallen.

In unseren Hilfeartikeln lesen Sie, wie es genau funktioniert:

• Ein Kassenbuch führen mit Billit
• Ein Tageseinnahmenbuch führen mit Billit