Ein nahtloser Rechnungsfluss für die Reiseplattform von CWT

E-Rechnungen für Reisekosten

Die Geschichte von CWT – früher Carlson Wagonlit Travel – ist lang und reicht bis ins Jahr 1872 zurück, als das Unternehmen an der Wiege des berühmten Luxuszugs Orient-Express stand. Heute ist CWT in fast 140 Ländern tätig und hilft Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen, Geschäftsreisen effizient zu verwalten, wobei Compliance und Kostenkontrolle besondere Aufmerksamkeit bekommen.

So entwickelte das Unternehmen die Online-Plattform myCWT, mit der Geschäftsreisende ihre Reise von A bis Z verwalten können. Die Plattform speichert unter anderem alle Ausgaben – von Flugtickets über Kosten für Bahn und Taxis bis zu Hotelübernachtungen – und sammelt diese auf einer übersichtlichen Rechnung.

Als Kunden wie das EU-Parlament darum baten, diese Rechnungen fortan in Peppol-Format bereitzustellen, benötigte CWT eine effiziente Lösung, um den Prozess der Rechnungsstellung zu modernisieren und den regionalen Standards für die Rechnungsstellung zu entsprechen. Da kam Billit ins Spiel ...

Technische Herausforderungen überwinden

Früher nutzte CWT für E-Rechnungen den alten europäischen Standard „ePrior“, einen Vorläufer von Peppol. Aber die Welt drehte sich weiter und heute wird Peppol immer mehr zur Regel.

Als internationales Unternehmen hat CWT zudem mit verschiedenen Arten von „Identifiern“ für E-Rechnungen zu tun. Dabei handelt es sich um eindeutige Codes, die den Absender und Empfänger von E-Rechnungen identifizieren, etwa die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Belgien), die Handelsregisternummer (Niederlande) oder die GLN (Global Location Number, international).

Darüber hinaus müssen E-Rechnungen für Reisekosten detaillierte Reiseinformationen enthalten, die nicht standardmäßig auf einer E-Rechnung zu finden sind.

Zu guter Letzt musste CWT dafür sorgen, dass die spezifischen Umsatzsteuervorschriften für die Personenbeförderung korrekt angewandt werden, was den Prozess noch komplizierter machte.

Ein reibungsloser Rechnungsstellungsprozess

Dank unserer umfangreichen Erfahrung mit internationalen E-Rechnungen konnten wir CWT eine Lösung für seine Herausforderungen bieten:

• Die Plattform von CWT übermittelt Billit für jede Rechnung automatisch ein grafisches PDF und eine XML-Datei mit Reiseinformationen.
• Billit liest die Daten aus, verknüpft sie miteinander und konvertiert sie in das richtige Format (Peppol oder ePrior für Stellen, die das noch wünschen).
• Die Rechnung wird dem Empfänger sicher und regelkonform übermittelt.

Mit dieser Lösung erfüllt CWT mühelos die Anforderungen, die öffentliche Einrichtungen wie das Europäische Parlament an Rechnungen stellen. Da Billit die Entwicklung übernahm, musste CWT selbst keinen Letter Code programmieren und sich nicht mit den spezifischen technischen Anforderungen, die von der EU verlangt werden, befassen.