Een naadloze facturatiestroom voor het reisplatform van CWT

E-facturen voor reiskosten

De geschiedenis van CWT – voorheen Carlson Wagonlit Travel – is rijk en gaat terug tot 1872, toen het bedrijf aan de wieg stond van de beroemde luxetrein de Orient-Express. Vandaag is CWT actief in bijna 140 landen en helpt het bedrijven en overheden om zakenreizen efficiënt te beheren, met speciale aandacht voor compliance en kostenbeheersing.

Zo ontwikkelde het bedrijf het online platform myCWT, waarmee werknemers die voor hun bedrijf of organisatie op zakenreis gaan hun reis van a tot z kunnen beheren. Dit platform houdt onder meer alle onkosten bij – van vliegtuigtickets, over kosten voor treinen en taxi’s tot hotelovernachtingen – en verzamelt die op één overzichtelijke factuur.

Toen klanten zoals het Europees Parlement vroegen om deze facturen voortaan in Peppol-formaat aan te bieden, had CWT een efficiënte oplossing nodig om zijn facturatieproces te upgraden en te voldoen aan de regionale facturatiestandaarden. En dat is waar Billit op het toneel verscheen …

Technische uitdagingen overwinnen

Voorheen maakte CWT voor e-facturatie gebruik van de oude Europese standaard ‘ePrior’, een voorloper van Peppol. Maar de wereld is niet blijven stilstaan en vandaag wordt Peppol almaar vaker de regel.

Daarnaast krijgt CWT als internationaal bedrijf ook te maken met verschillende soorten ‘identifiers’ voor e-facturatie. Dat zijn unieke codes die de verzender en ontvanger van e-facturen identificeren, zoals het btw-nummer (België), het KVK-nummer (Nederland) of de GLN-code (Global Location Number, internationaal).

Voorts spreekt het voor zich dat e-facturen over reiskosten gedetailleerde reisinformatie moeten bevatten, die niet standaard op een e-factuur staan.

Ten slotte moest CWT ervoor zorgen dat de specifieke btw-regels voor passagiersvervoer correct werden toegepast, wat het proces nog complexer maakte.

Een soepel facturatieproces

Dankzij onze ruime ervaring in internationale e-facturatie konden wij CWT een oplossing voor hun uitdagingen bieden:

• Het platform van CWT verstuurt voor elke factuur automatisch een grafische pdf en een XML-bestand met reisinformatie naar Billit.
• Billit leest de gegevens uit, matcht ze met elkaar en zet ze om naar het correcte formaat (Peppol of ePrior voor instanties die dat nog wensen)
• De factuur wordt vervolgens veilig afgeleverd bij de ontvanger, volledig conform de regelgeving.

Met deze oplossing voldoet CWT moeiteloos aan de facturatievereisten van overheidsinstanties zoals het Europees Parlement. En aangezien Billit de ontwikkeling op zich nam, hoefde CWT zelf geen letter code te programmeren én hoefde het zich niet te verdiepen in de specifieke technische eisen die Europa oplegt.