La plateforme de voyages de CWT bénéficie d’un flux de facturation fluide grâce à Billit

Facturation électronique des frais de déplacement

L’entreprise CWT - anciennement Carlson Wagonlit Travel – peut se targuer d’une riche histoire qui remonte à 1872 avec la création de l’Orient-Express que l’on ne présente plus. Aujourd’hui, CWT est active dans près de 140 pays et aide les entreprises et les pouvoirs publics à gérer efficacement leurs voyages d’affaires, avec une attention toute particulière pour la conformité et la gestion des coûts.

Elle a ainsi développé sa plateforme en ligne myCWT, qui permet aux membres du personnel d’une entreprise ou d’une organisation de gérer leurs voyages d’affaires de A à Z.  Cette plateforme permet notamment d’enregistrer toutes les notes de frais - billets d’avion, billets de train, frais de taxi, nuits d’hôtel - sous la forme d’une seule et même facture extrêmement claire.

Quand des clients comme le Parlement européen ont demandé que ces factures soient désormais soumises au format Peppol, CWT a dû trouver une solution efficace pour adapter son processus de facturation et se conformer à la législation régionale en vigueur. Et c’est là que Billit est entré en scène...

Défis techniques relevés haut la main

Avant, CWT utilisait pour sa facturation électronique l’ancien système européen « ePrior », un ancêtre de Peppol. Mais le monde a évolué et le réseau Peppol est aujourd’hui de plus en plus utilisé.

En tant qu’entreprise internationale, CWT doit aussi gérer différents types d’« identifiants » dans le cadre de la facturation électronique,  à savoir des codes uniques qui permettent d’identifier l’expéditeur et le destinataire des factures électroniques, comme le numéro de TVA (Belgique), le numéro KVK (Pays-Bas) ou le code GLN (Global Location Number, international).

Il est aussi évident par ailleurs que les factures électroniques portant sur les frais de déplacement doivent comprendre des informations détaillées, qui ne figurent pas d’office sur les factures électroniques.

Enfin, CWT devait aussi veiller au respect des règles de TVA spécifiques pour le transport de passagers, ce qui complique encore un peu plus le processus.

Facturation flexible

Grâce à notre grande expérience dans le domaine de la facturation électronique internationale, nous avons pu aider CWT à relever ses défis en lui proposant une solution :

• pour chaque facture, la plateforme de CWT envoie automatiquement un PDF graphique et un fichier XML reprenant les informations de voyage à Billit.
• Billit lit alors les données et les fait correspondre avant de les convertir dans le bon format (Peppol ou ePrior pour les organismes qui le souhaitent encore).
• La facture est ensuite transmise en toute sécurité au destinataire, dans le respect de la législation en vigueur.

Grâce à cette solution, CWT respecte parfaitement les exigences de facturation d’organismes publics comme le Parlement européen. Et comme c’est Billit qui a assuré le développement de cette solution, CWT n’a pas dû programmer le moindre code ni se plonger dans les exigences techniques spécifiques imposées par l’Europe.